अभिलेख सुरक्षा सुचना

कार्यालय कार्यविधि के अनुसार अभिलेखों को निम्नलिखित वर्गों में विभक्त किया गया है-

1. वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

2. वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

3. वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

4. वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

5. वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।

आवश्यक अभिलेखों को सुरक्षित रखने का पूर्ण विवरण निम्न प्रकार से है-

वर्ग 1- एक वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) छात्र प्रगति पुस्तिका।

(ii स्मरण पत्र जारी करने का रजिस्टर।

(iii) उत्सव एवम समारोह अभिलेख।

वर्ग 2- पांच वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) शुल्क प्राप्ति रजिस्टर।

(ii) छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर।

(iii) पत्र प्रेषण/पत्र प्राप्ति रजिस्टर।

(iv) छात्रोपस्तिथि रजिस्टर।

(v) स्थानीय परीक्षा परिणाम सम्बंधित रिकॉर्ड।

(vi) नियुक्ति के आवेदन-पत्र। ( जिनको नियुक्ति नही मिली हो, 2 वर्ष हेतु)

(vii) आकस्मिक अवकाश रजिस्टर व पियोन बुक (तीन वर्ष)

(viii) आकस्मिक अवकाश प्रार्थना पत्र। (दो वर्ष)

(ix) राज्य कर्मचारियों से किराया वसूली।

(x) विभागीय वाहन मरम्मत।

(xi) अतिरिक्त विषय खोलना।

(xii) परीक्षा केंद्र (दो वर्ष)

(xiii) निरीक्षण प्रतिवेदन।

(xiv) विधानसभा प्रश्न।

(xv) मण्डल अधिकारी बैठके।

(xvi) कार्यालय बजट अनुमान।

(xvii) बजट आवंटन, पुनः आवंटन (दो वर्ष)

(xviii) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन

(ixx) गबन चोरी के मामले, (जांच के निस्तारण के दो वर्ष तक)

(xx) जांच एवम निरीक्षण प्रतिवेदन।

(xxi) अराजपत्रित कर्मचारियों के छुट्टी का खाता। (मृत्यु या सेवानिवृत्ति के 3 वर्ष तक)

वर्ग 3- दस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) छात्रकोष रोकड़ बही, प्रयोज्य वस्तुओं का रजिस्टर, प्रतिभूति राशि रजिस्टर, रसीद बुकों को जारी करने का रजिस्टर।

(ii) विभागीय परीक्षाओं के अनुज्ञा आवेदन-पत्र।

(iii) विभिन्न प्रशिक्षणों में नियुक्ति।

(iv) नियुक्ति एवम स्थानांतरण।

(v) ऋण अग्रिम आवेदन पत्र।

(vi) भवन का दान एवम भवन निर्माण हेतु राजकीय सहायता।

(vii) जन्मतिथि में परिवर्तन।

(viii) बोर्ड की मान्यता।

(ix) छात्रवर्ती , वर्तिका एवम अध्ययन ऋण।

(x) प्रशासनिक अधिकारी सम्मेलन।

वर्ग 4- तीस वर्ष तक रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) राज्य एवम राष्ट्रीय पुरस्कार स्वीकृतियां।

(ii) संस्थापन रजिस्टर।

(iii) शाला रजिस्टर।

(iv) विभागीय परीक्षा परिणाम रजिस्टर।

वर्ग 5- स्थाई रूप से रखे जाने वाले अभिलेख।

(i) भवन के पट्टे/नक्शे।

(ii) फीस परिपत्र।

(iii) विद्यालयों की विभिन्न स्तरों पर मान्यता।

(iv) विद्यालय खोलना।

(v) परीक्षा/ कक्षोंन्नति।

(vi) अनुदान रिकॉर्ड।

(vii) विभागीय परीक्षाओं के प्रमाण-पत्रों के अनुपर्ण।

निम्नलिखित अभिलेख किसी भी कारण से नष्ट नही होने चाहिए-

व्यय से सम्बंधित अभिलेख, अपूर्ण परियोजनाओं से सम्बंधित व्यय अभिलेख, व्यक्तिगत मामलो के कलेमो से सम्बंधित अभिलेख, स्थाई प्रकृति के आदेश।

कुछ विशेष-

स्थापना वर्ग की पुस्तकें- 40 वर्ष, फूटकर व्यय रजिस्टर-5 वर्ष, फुटकर व्यय वाउचर- 3 वर्ष, डिटेल्ड बजट- 5 वर्ष, राज्य कर्मचारियों के वेतन बिल-35 वर्ष।

विशेष- एक राज्य अधिकारी को सदैव राज्य हितानुकूल कार्य करना चाहिए एवम अपने कार्य को सिद्ध करने हेतु अभिलेख संधारित रखने चाहिए।

अभिलेख समाप्त करने की पूर्ण विधि आवश्यकता के अनुसार अपनाई जानी चाहिए।

अभिलेख आधार पर ही प्रशासनिक व न्यायिक निर्णय होते है अतः इनकी सुरक्षा हमारा प्राथमिक दायित्व है।